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「結論ファースト」が鉄則:

「ダラダラと書かれていて、最後まで読まないと何を言っているの分からない」
こんなメールをたまに見ます。もしかしたら、あなたもこのようなメール文書を書いてはいないでしょうか?

「ダラダラ」とはまとまりのない文書構成であり、「よく分からない」とは結論が最後にあって、そこまで辛抱強く読まされるからです。

このような場合、文書の構成を「結論ファースト」式にすれば解決します。

 
・結論ファーストとは、結承転提

「結論ファースト」式とは、最初に結論を冒頭に述べ、次にその経緯や説明を書いて、データなどで裏付けをします。そして、最後に自分の意見や提案を書くのです。

この構成を端的に表現すると一般的に言われている「起承転結」を再構成し「結承起提」となるのです。

「起承転結」あるいは「三段論法」は、序論から書き始めて、本論を展開し、最後に結論を述べる構成です。これは、学生時代の論文などをまとめるときには、有効な構成ですが、ビジネスメールあるいはビジネス文書を書く場合には、結論ファーストが忙しい相手にも説得力をもたせる構成でなないでしょうか?


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・5W2Hパターン

また、ビジネスメールあるいはビジネス文書の中身を明確とするには、よく巷で言われている「5W2H」による構成もあります。これは、文書のみならず口頭での報告にも役立つ方法です。

  • What(主体)
  • When(年月日および時間)
  • Where(場所)
  • Why(理由、原因)
  • Who(人、物)
  • How(状態、状況)
  • How much(価格、金額)

この5W2Hの1つでも欠かしてはいけないということではありませんが、文書を書く際のチェック要素として押さえおけば、明確な文書に仕立てられると思います。


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個条書きのルール

ビジネスメールでは、用件を的確に伝えることが重要です。その為、文書構成に悩む人は、個条書きで書くことも単純で一番分かりやすいまとめ方です。
これであれば、書く方もまとめやすいし、読み手も1項目ずつ確認をしていけます。

そのため、個条書きのルールをまとめてみます。
  1. 書きたい事柄を「5W2H」に分ける。
  2. 興味関心、重要度、時系列など伝えたい目的に応じ、順番をつける。
  3. 1項目は30文字以内の短文にまとめる。
  4. 個条書き部分の文体は「である」体か名詞止とする。(この文書のように前後が「です・ます」体であっても)


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