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「結論ファースト」が鉄則:
「ダラダラと書かれていて、最後まで読まないと何を言っているの分からない」
こんなメールをたまに見ます。もしかしたら、あなたもこのようなメール文書を書いてはいないでしょうか？
「ダラダラ」とはまとまりのない文書構成であり、「よく分からない」とは結論が最後にあって、そこまで辛抱強く読まされるからです。
このような場合、文書の構成を「結論ファースト」式にすれば解決します。
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 結論ファーストとは、結承転提 |
「結論ファースト」式とは、最初に結論を冒頭に述べ、次にその経緯や説明を書いて、データなどで裏付けをします。そして、最後に自分の意見や提案を書くのです。
この構成を端的に表現すると一般的に言われている「起承転結」を再構成し「結承起提」となるのです。
「起承転結」あるいは「三段論法」は、序論から書き始めて、本論を展開し、最後に結論を述べる構成です。これは、学生時代の論文などをまとめるときには、有効な構成ですが、ビジネスメールあるいはビジネス文書を書く場合には、結論ファーストが忙しい相手にも説得力をもたせる構成でなないでしょうか？
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| 5Ｗ2Ｈパターン |
また、ビジネスメールあるいはビジネス文書の中身を明確とするには、よく巷で言われている「5Ｗ2Ｈ」による構成もあります。これは、文書のみならず口頭での報告にも役立つ方法です。
- What（主体）
- When（年月日および時間）
- Where（場所）
- Why（理由、原因）
- Who（人、物）
- How（状態、状況）
- How much（価格、金額）
この5Ｗ2Ｈの1つでも欠かしてはいけないということではありませんが、文書を書く際のチェック要素として押さえおけば、明確な文書に仕立てられると思います。
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| 個条書きのルール |
ビジネスメールでは、用件を的確に伝えることが重要です。その為、文書構成に悩む人は、個条書きで書くことも単純で一番分かりやすいまとめ方です。
これであれば、書く方もまとめやすいし、読み手も1項目ずつ確認をしていけます。
そのため、個条書きのルールをまとめてみます。
- 書きたい事柄を「5W2H」に分ける。
- 興味関心、重要度、時系列など伝えたい目的に応じ、順番をつける。
- 1項目は30文字以内の短文にまとめる。
- 個条書き部分の文体は「である」体か名詞止とする。（この文書のように前後が「です・ます」体であっても）
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「結論ファースト」が鉄則
