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ビジネスメールの書き方:
いまや、ビジネスに不可欠な存在となってきたｅメール。打合せに、画像や文書データの送信にと、それなしでは何も進まないほど浸透してきました。しかし、便利ゆえに諸刃の剣ともなりかねません。この新しいメディアのメリット・デメリットを把握しているかいないかで、ビジネスに大きな差がでてきます。
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 ｅメールのマナーとは？ |
メールをやり取りする上でのマナー、それが「ネチケット」と言われているもので、ネット上のエチケットというこの2つを合わせた造語です。
元祖はＳ．ハンブリッジ氏の著書「ネチケットガイドライン」であり、円滑なコミュニケーションを図る事を目的としています。ですが、そのほとんどが一般社会でのマナーとほとんど変わりがないものだとも言えます。
これらのマナーを「必ず守れ」というわけではありませんし、ガイドラインですから他人に強要されるべきでも強要すべきでもありません。
以下に記述する事柄は「ネチケットガイドライン」を参考に、最近のビジネスメールマナーのほんの1部です。
円滑なビジネスメールを心がける上、ヒントになれば幸いです。
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| 件名はすぐに開いてもらえる表現に |
先方の「受信メール一覧」に件名が多数並んだとき、一番最初に開いてもらえるような件名をつけることを心がけてください。通常のビジネス文書の標題と違い、具体性があるだけではだめです。
まず、頭に「緊急」「重要」をつける方法もよいでしょう。しかし、これは本当に緊急性のある場合だけに限ってください。何度も同じ表現を使い、本文がそれほど緊急でないようなメールを送ると、次回から狼青年扱いを受けかねません。
参考例
「Aの納期について」⇒「至急：Aの納期が5日に変更になりました」
次には、具体性と同時に「どんな内容だろう」と興味を持たせる要素があることです。そのためには、はじめに本文を書き、その中から「キーワード」を見つけ出すとよいでしょう。そのキーワードを元に、それなりの工夫を凝らした件名をつけることをお勧めします。
参考例
「打合せのご連絡」⇒「明日の打合せを5日に延期します」
自分であれば、どのメールを真っ先に開くか、先方の立場にたって考えてみましょう。
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| 本文の書き出し |
本文に用件を書く前に「ちょっと一言」を入れましょう。
「拝啓」「前略」などと書き始める人はいないと思いますが、「昨日はご苦労様でした」「最近の仕事の調子はいかがですか」など、相手への気遣いの言葉が一言あればよいでしょう。
また、メールが社外への相手の場合には送った相手が送信者欄だけでは正確に表示されない場合もあります。このため、「いつもお世話になっております。（株）○○会社の○○です。」と名乗ることも大切です。
 自分用の署名を自動的に追加する。
また、会社のアドレスの場合、必ずしも相手の常に利用しているパソコンに届くとは限りません。社内の特定なパソコンにメールが届き、それを複数の人で共有して利用していることも考えられます。そのような場合には、「（株）○○○ ×××部 ○○様」と送り先を特定させることも必要になります。
相手先を書いておけば、もし、間違った相手に送信してしまっても、「自分宛のじゃないヨ」、と相手が判断することもできます。
場合によっては、本文より書き始めることもありますが、送り先がどのような人か、どのようなポジションかなども考慮しておく必要があります。親しい間柄であれば、なれなれしい文句も許されますが、ひとつ間違えると「礼儀知らず」「横柄だ」などと円滑なコミュニケーションを阻害される元となります。
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| 本文は見やすく、シンプルに |
画面いっぱいにメール文章の文字が詰まっていると、読む前に疲れてしまうことは経験ないでしょうか。
文章中には適当にスペースが入っていると見やすく、理解もしやすいです。
1行30文字ぐらいで改行し、3−4行毎に1行分のスペースを入れましょう。この場合、ビジネス文書で段落を行うような改行個所を目安にするとよいです。
用件は1項目毎に分けて、箇条書きにしましょう。ビジネス文書での「記書き」です。先方が理解しやすいメリットがあります。
メールを読む相手も、時間をさいて、パソコンを起動して、時にはダイヤルアップして・・・。
「結論ファースト」が鉄則
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| 「送信」ボタンを押す前に！ |
本文を書いてすぐに送信をすると、ビジネスメールでは失敗することがよくあります。書き終えたら必ず内容・誤字脱字をチェックしてから送信する習慣をつけましょう。メールの場合には「送信」ボタンを押してしまってから取り消すことは、まず無理です。
相手に読んでもらえる文書であるか、必ず「点検」してから送信をしましょう。
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| 返信をする。 |
メールは郵便と違い、必ずしも相手に届くとは限りません。自分の送信ミスであったり、相手の受信ミスもあります。あるいは、送信途中のサーバの故障によるメールの紛失等も考えられます。
いつまでも返事がこないと、相手が「送信できたか」「無事に届いたのか」と不安になりますから。もし、大事な内容で長い返事になりそうなのに時間がないというときでも、とりあえず、返事が遅れるというメールを送れれば親切です。
でも、ダイレクトメールとか嫌がらせのメールとかには必要ありません。
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| 引用時の注意 |
返信時に元メールを全文引用するのはなるべく避けましょう。
だらだらと不必要な部分も引用したメールは、見た目にも読みやすいものとは言えません。
逆に、何に対する返信なのか分からなくなってしまうまで引用部を削除してしまうのも困ります。
必要な部分を引用してメールの内容が無駄に多くならないよう、意味が分からなくならないように努めましょう。
打合せ、あるいは質疑回答形式のメールには、送られてきたメール本文をそのまま下段に添付していく方法が有効です。
送られてきた質疑メールに返信ボタンを押し、質疑内容をそのまま残して上段に自分の回答を記入して送信します。ひとつの質疑が完了するまで、この方法を繰り返します。
複数回この方法を繰り返すと、メールサイズが大きくなってしまうデメリットがありますが、それ以上に、過去の履歴が残りますので1メールを読み返すだけで、理解できるメリットのほうがビジネス上は有効だとも言えます。
最近のビジネスでは1日数百通ものメールをやり取りすることも一般的になってきました。このような人には、昨日のメールさえも探し出すのに時間がかかってしまうこともあります。
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| 宛先、CC、BCCの違い |
☆宛先：メールを送る相手のメールアドレスです。
☆CC：Carbon Copyの略。メールを送る際には（当然）受取人を指名しますが、それとは別に、CCという形で別の受取人を同時に指名する事ができます。送られるメールの内容は、本来の受取人・CCの受取人共に同じものです。
自分を本来の受取人として送られてきたメールに対しては、基本的に何らかのリアクション（返信など）をするのがマナーです。しかしCCとして送られてきたものならば、単に読んだだけにしておいても良いとされています。「返信はいらないけど、ちょっと読んどいてね」といった感じでしょうか。
なお、受取人は、そのメールがCCとしてほかにどこへ送られたかを知ることができます。（メールに明記されるのです。）
☆BCC：Blind Carbon Copy 略で、基本的にＣＣと同じですが、本来の受取人(宛先やCCで受け取った人）は、そのメールがBCCとして他にどこへ送られたかを知ることができない（その有無すらわからない）、という点が違います。
複数の人に同時に同一のメールを送信する場合、宛先やCCにアドレスを書いてしまうと、関係ない人にまで他人のメールアドレスを公開してしまうことになりかねません。そのような場合にも、BCCにて送信します。
＊「CC」「BCC」も「宛先」同様、送り先のメールアドレスをセミコロン（；）で区切って列挙すれば複数の人に同時に送れます。複数の人に同時にメールを送る事を同報といいます。
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| 添付ファイルに関して |
添付ファイルの機能はすごく便利なため、ついつい多用してしまいがちですが、あまり大きなファイルを添付すると、ネットワーク、サーバ、受信相手に対して多大な迷惑をかけることになります。添付ファイルは圧縮して送りましょう。その形式はLHA,ZIPが一般的です。
ファイルを添付する
また、メール1通のサイズは、500Kbyte以下を目安として、それを超えるような場合は分割して送信を行うようにするのが基本です。
しかし、SOHOでプロバイダなどのサービスで利用している環境の場合、分割を行ってもだめな場合があります。例えば、プロバイダからメール保存用ディスクスペースの割り当てが2Mbyteの人に2Mbyteを超えるメールを送信すれば、相手の方はメールを受信できなくなったりサーバを動作停止させてしまうことも有り得ます。
最近は、一定サイズ以上のメールは許容しない設定を行っているサーバもありますが、やはりやってはいけない行為といえます。
また、添付ファイルの形式には、base64/uuencode/BinHex等があり、メーラによってが受信可能な形式はまちまちです。(規約上はbase64を使用することが基本なのですが、なかなかそうも行かないのが実状です)
添付するファイルそのものについても、気を付けなければなりません。ワープロ文書を添付ファイルで送信しても、相手がそのソフトを持っていなければ見ることは出来ません。
もし、テキストで済む内容のものであれば、テキスト形式でメール本文に書くなり、テキスト文書を添付ファイルとするなりするべきでしょう。
WordやExcelなどはウイルス感染の危険性が高いため、そういう形式で送られることを嫌う人もいます。Word,Excelで文書を送るなら、ウイルスチェックソフトは必須といえるかもしれません。
いずれにしても、大きなメールや添付ファイル付きのメールを送信する際には事前に、送信しようとしているメールを相手が受信可能な環境にあるかどうか、送信しても構わないかを確認する必要があります。
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| 圧縮・解凍 |
メールの送受信にファイルを添付する場合、その添付ファイルを圧縮して送信することが一般的ですが、使用するには解凍しなくてはなりません。
圧縮とは、ネットワーク上でファイルをやり取りする際に通信にかかる時間や費用を節約するためやフロッピーディスクで保存、運搬しやすくするためにファイル圧縮ツールを使用してファイルのサイズを小さくすることです。
また、圧縮されたファイルはそのままでは使用できないので解凍ツールを使用して元に戻すのですがこれを解凍といいます。
圧縮されたファイルでもダブルクリックするだけで解凍ツールを使わずに簡単に実行できるプログラムもあり、この形式を自己解凍形式と呼びます。
圧縮されたファイルは、その拡張子をみると、どの圧縮ツールが使われたかがわかりますから、それにあった解凍ツールを使って、ファイルを解凍し使用しなくてはなりません。
LHA（エルエイチエー）
代表的なファイル圧縮ツールです。
これは、吉崎 栄泰氏の作成したプログラムで日本国内では事実上標準となっています。
フリーソフトですので入手は簡単です。
LHAで圧縮されたファイルの拡張子は.LZHとなっています。
ZIP（ジップ）
海外で標準的なファイル圧縮ツールです。
圧縮用のZIPと解凍用のUNZIP（アンジップ）があります。
同じZIPでも圧縮ツールには複数の種類がありますので解凍するには同じ系列の解凍ツールを使用しなくてはなりません。
代表的なものには、GZIPとPKZIPがあります。
自己解凍形式の場合.Lzh.exe、.zip.exe のようにそれぞれの拡張子に.exeが付いています。これらのファイルは解凍ツールを使用しなくてもダブルクリックするだけで使用可能になります。
圧縮・解凍はそれぞれ、アーカイブ、展開と呼ぶこともあります。
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| 受信したメールの発信者のメールアドレスを知りたい |
Ｑ：受信文の発信者のメールアドレスが見つかりません。headerには
from 氏名のみでドメイン名がありません。見つける方法を教えて下さい。
Ａ： メールの差出人の名前の部分をダブルクリックしてください。
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| 使えない文字 |
本文や件名には日本語の中には使えない文字があります。半角カナ文字は文字化けすることがあるので使いません。ついうっかり使ってしまいそうですが、句読点やカギカッコの半角もダメです。
記号も機種やフォントによって文字化けします。
全ての記号がいけないわけではありませんが注意が必要です。使って良い記号もありますが、特定の機種やフォントでしか表示されない記号のことを機種依存文字といいます。例えば、省略文字・単位・丸付き数字・ローマ数字・やたら難しい漢字などは、文字化けしてしまいます。
大抵の場合で使っても良い記号を一覧にしましたので参考にしてください。
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悩むぐらいなら、使わない方がいいかも。
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ｅメールのマナーとは？