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文書作成のセオリー:
ビジネス文書を簡単に書くコツは？
ビジネス文書を書くセオリーを覚えれば意外と簡単に書けるようになります。
コツは新聞や雑誌の文章をお手本に「短く、漢字・形容詞･副詞を抑え、適切な改行」を。
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 １行にテン1つ、テン3つでマルを打つ |
新聞や雑誌などをよく見ると、1センテンスで40〜50字程度となっています。長いセンテンスの文章は、修辞語句をいろいろと使い、書くほうも結構苦心します。それと同時に、読み手も再度読み返さないと、何が書いてあったのかよく分からなくなりませんか。
これを分析すると、新聞や雑誌の1行は15字前後、そこにテンを1つ。3つ打てばマルがくると思います。このように記述すれば、必然的に50字ぐらいの明快な文章が仕上がっているはずです。
このように、短いセンテンスを心掛けて書くと良いのではないでしょうか。
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| 漢字表現は使い分ける |
新聞では政治経済面には黒っぽい紙面となっていますが、社会スポーツ面は白っぽく読みやすいのではないでしょうか。この違いは漢字使用率の違いであるといえます。
一般のビジネス文書（メール・稟議書・企画書等）では、読みやすい文書を心掛ける必要があります。できる限り漢字表現を少なくする文書を考えましょう。
たとえば、
「不慣れ」 ⇒「慣れない」
「送付する」⇒「送る」
などと、同じ意味でも表現の仕方によっては漢字数を減らすことができます。
漢字を使う場合に、その用語をかな交じり表現ではどのようになるのかを考えてみましょう。
反対に論文・調査報告書などで知識や教養を醸し出そうと考えるのであれば、漢字率を高くすれば良いのです。
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| 改行を適切な個所で行う |
センテンスをいくつか続けた事柄が1段落となるのですが、次の事柄に移るには改行します。この改行個所をどのように作ればよいのでしょうか？
新聞のコラム欄などを参考とすれば、「3〜4センテンスで改行」となっているのではないでしょうか？これを字数に直すと150〜200字程度で改行が適当となります。
実際には字数のみで計れるものではありませんが、やたらと改行する文書も、反対に改行が長すぎる文書も読みやすいものではありません。その文書にあった適切な改行を心掛けることが必要です。
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| 形容詞や副詞より具体的な数値で表現を |
形容詞や副詞を使うと、必然的にセンテンスが長くなり、文書も主観的になります。ビジネス文書では、相手に対して事実を正確に伝える必要があります。これには、形容詞や副詞をつかわず具体的な数値で表現するように心掛けましょう。
あいまいな言葉でソフトに表現しても、読み手には内容がわかりません。
 形容詞や副詞は最小限に
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文書作成のセオリー