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文書作成のポイント:
情報技術（IT）化が進めば進むほど、今まで以上に文書を書く能力が必要とされています。電子メールの普及がそれに拍車をかけ、現在では、最低限ビジネスメールを満足に書ける程度の文書作成能力が要求されてきています。
そこで、IT化の現在では文書作成にどのような点に注意すればよいのでしょうか。
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 真意を伝える言葉を選んで使う |
メールでは、電話や口頭連絡などの対面コミュニケーションと違い、その場の雰囲気・表情・しぐさ・声のトーンなどを伝えることができません。
その為、これをカバーし、可能な限り真意を伝える語句を選んで表現しましょう。
自分では好意的に使ったつもりの言葉なのに、相手のそのときの状況・感情によっては、まったく反対の意味に捉えられる事もあります。
ただし、ビジネスメールでは顔文字(^_^;;)、(@_@)、(-_-ﾒ)の利用は控えましょう。相手によっては不愉快に感じることが多いからです。
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| 重要度は「高」から「低」へ |
現在のようにテンポの速い時代には、読み手にすっきりと明確な文書を提示することが大切です。
たとえば、新聞記事のように、最初に「件名」、次に「要旨」、そして「用件、本文」の順に伝えていきます。
さらに、本文では重要度の高い内容を最初に持ってきて、後にいくほど重要度の低い用件を書いていきます。
忙しい読者に配慮した能率的な文書構成ですが、ビジネス文書あるいはビジネスメールでもこれを大いに参考とすべきではないでしょうか。
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| 字数を限定して明確に表現する |
字数やスペースを考えずにダラダラと文書を書くと、読み手はいらいらしてきます。あるいは、最後まで読んでも何が書いてあったのかよく分かりません。
文書は最初に長めに書いてから、読み返したときに不要部分をカットして仕上げていきます。
また、「文書要約能力」を磨くことも大切です。常日頃から自分の考えを簡潔に要約化する練習をしておきましょう。
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| 形容詞や副詞は最小限に |
読み手に誤解されやすい文書は、形容詞や副詞を多用したものです。
ビジネス文書・メールでの重要な点は的確に用件を相手に伝えることです。必要以上の形容詞や副詞を使って生き生きとした表現を心がける必要はありません。
参考例
「先月より極めて多い」⇒「先月比150％増」
「規模が大きい」 ⇒「5億円規模の」
などと、数値をまじえ具体的に記述するほうが、分かりやすいです。
他にもよく見られる表現として「レベルが高い」「長い期間」「近い将来」「結果が悪い」「厳しい結果」「大幅な伸び」etc.
また、HTML形式のメールを利用できる環境であれば、表や図、チャートなどを文書に差込み、視覚的に訴えることも可能です。
 HTMLメールを送る
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| 短いセンテンスで明確に |
読み手にテンポよく理解してもらうためには、短いセンテンスの文書で書くことがお勧めです。
個条書きや短文を積重ねて明確に表現する方法がメールでは有効です。
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| よいお手本を参考に |
なれないうちは、お手本を参考にして能率的に書きましょう。たとえば、ファイルされた定型文書、あるいは先方からきた「なるほど」と思わせるメール文書など。。
上手な文書を真似ることは、文書作成上達の近道です。
しかし、ワープロソフトによっては、漢字かな変換キーを押すと、勝手な判断で語句が出てくるものもあります。これらソフトは、現在のところあまり精度がよくありませんので、これに押し流されず、自分の判断で記述してください。
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| 疑問点は必ず質疑を |
送られてきたメールの中で疑問点があれば、必ず質疑の返信にて内容を確認しましょう。その理由や根拠が分からない場合でも同じです。かならず、質問するくせをつける事が大切です。
質疑がない場合、送った相手はメールの内容についてすべて理解されたものと判断してしまいがちです。このときの両者でのわずかな感覚のズレが、後日大きなトラブルを生じる元となりかねません。
「5W2H」を参考に、不明な点、疑問点があれば突き詰めておきましょう。
この場合には、必ず最終的に「了解しました」「了承しました」などの記述にて、メールを完結させることが大切です。
回答のメールを送ったほうは、いつまでも返事がこないと「あの内容でよかったのか」「無事に届いたのか」と不安になりますから。
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文書作成のポイント